Separe documento de mensagem
A mensagem é a evidência de como o arquivo chegou; o anexo é o documento que será consultado. Guarde os dois de forma vinculada sempre que possível.
Não descarte um arquivo porque ele parece pouco relevante. Um recibo, um XML ou uma planilha pode ser necessário para esclarecer uma informação depois.
Use uma rotina de entrada
Reserve um momento da semana para localizar anexos e avisos de disponibilidade em portais. Identifique fornecedor, período, tipo de documento e origem antes de compartilhar.
- Localize anexos e links recebidos.
- Registre o documento com sua origem.
- Marque o que exige revisão.
- Compartilhe somente a seleção conferida.
Evite pastas que viram arquivo morto
Pastas por ano são úteis, mas não bastam quando a contabilidade pede algo específico. A busca precisa considerar remetente, assunto, data, tipo e relação com outros documentos.